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Les départements ont uni leurs forces pour mieux servir les étudiants via Texas One Stop

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Les départements de toute l’Université du Texas à Austin ont collaboré pour créer Texas One Stop, une ressource qui vise à améliorer les services d’inscription pour les étudiants.

Texas One Stop, qui aide les étudiants en matière d’inscription, d’aide financière et de facturation, prévoyait initialement d’ouvrir ses bureaux permanents au premier étage du bâtiment principal en mars. L’ouverture du bureau a été repoussée à cause du COVID-19, mais entre-temps, les membres du personnel du Texas One Stop travaillent à distance pour aider les étudiants.

« Texas One Stop a été un projet de deux ans visant à vraiment rassembler les services d’inscription sur le campus pour les étudiants », explique Jennifer Love, directrice de Texas One Stop. « Nous sommes là pour soutenir la poursuite de l’inscription et de l’obtention du diplôme. »

Les membres du personnel du Texas One Stop sont formés pour répondre aux questions que les étudiants adresseraient généralement au Bureau du registraire, au Bureau des bourses d’études et de l’Aide financière et aux comptes clients des étudiants. Ces bureaux existent toujours et continueront à soutenir les étudiants, mais Texas One Stop servira de premier arrêt pour les étudiants, dit Love. Le personnel du bureau peut également orienter les étudiants dans la bonne direction s’il y a une question qui pourrait être mieux répondue ailleurs, par exemple par un conseiller académique.

Love dit qu’il existe de nombreux scénarios dans lesquels les étudiants pourraient avoir des questions qui concernent plusieurs départements, et Texas One Stop peut simplifier le processus.

Hodges Mitchell II, directeur des comptes clients des étudiants, dit qu’il doit parfois diriger les étudiants vers un autre bureau qui peut mieux les aider.

« Vous sentez que les étudiants doivent se rendre dans un bâtiment pour obtenir une réponse et dans un autre bâtiment pour obtenir une autre réponse », explique Mitchell.  » C’est frustrant pour un étudiant. C’est frustrant pour un parent. Ce serait frustrant pour quiconque essaie d’obtenir une réponse à une question. »

Selon lui, Texas One Stop répond à un besoin en fournissant un emplacement centralisé pour que les départements se réunissent et servent mieux les étudiants.

Texas One Stop a embauché un personnel à temps plein pour aider ceux qui appellent, dit Love. Auparavant, le Bureau des bourses d’études et de l’aide financière avait un personnel composé principalement de travailleurs étudiants qui s’occupait des conseils en matière d’aide financière.

« Nous nous attendions à ce que le personnel étudiant ait … des conversations très complexes avec les familles et les étudiants dans des domaines où nous mettons maintenant du personnel à temps plein », explique Love. « Passer du modèle des étudiants aux travailleurs à temps plein a été vraiment transformateur. »

Texas One Stop a lancé son site Web l’automne dernier. Il se concentre sur la fourniture de réponses aux questions liées à l’aspect commercial de l’étudiant, dit Love. Le site comprend Bevo Bot, un chatbot pris en charge par l’IA qui peut répondre à des questions simples ou diriger les étudiants vers les endroits où ils doivent aller pour obtenir de l’aide supplémentaire.

Love dit qu’elle a hâte de voir comment le bureau de Texas One Stop est capable d’atténuer le stress des étudiants.

« Avoir cette réaction naturelle des étudiants selon laquelle cela a éliminé une barrière, qu’elle soit grande ou petite, est la chose qui me passionnera le plus », dit Love.

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